Правильное хранение документов — важнейшая обязанность ТСЖ. От того, как системно выстроен документооборот, зависит не только прозрачность работы, но и безопасность председателя и правления от претензий, штрафов и проблем при проверках. В этой статье разберем, какие документы подлежат обязательному хранению и каковы сроки.
📁 1. Уставные документы
Что хранить:
Устав ТСЖ
Свидетельство о регистрации
Выписка из ЕГРЮЛ
Протоколы общего собрания о создании ТСЖ и избрании органов управления
Срок хранения: 👉 Постоянно
🗳 2. Протоколы общих собраний
Что хранить:
Все протоколы решений собственников
Реестры голосующих
Бюллетени, если голосование было очно-заочным
Срок хранения: 👉 Постоянно
💼 3. Финансовая отчетность и бухгалтерские документы
Что хранить:
Балансы
Отчеты о движении денежных средств
Книги учета доходов и расходов
Первичные бухгалтерские документы (счета, акты, накладные и т.д.)
Платежные документы и банковские выписки
Срок хранения: 👉 5 лет (по НК РФ — для проверок ФНС) 👉 Платежные документы — минимум 5 лет, желательно до 10
👨🔧 4. Договоры и акты с подрядчиками
Что хранить:
Договоры с управляющей организацией, подрядчиками, бухгалтерией, расчетным центром
Акты выполненных работ
Переписка по договорам
Срок хранения: 👉 3–5 лет после окончания действия договора 👉 По договорам, связанным с крупным ремонтом — 10 лет (для гарантий)
👩💼 5. Кадровые документы
Что хранить:
Трудовые договоры
Приказы о приеме, увольнении, отпусках
Табели учета рабочего времени
Личная карточка работника
Штатное расписание
Срок хранения: 👉 Трудовые договоры — 50 или 75 лет 👉 Табели, приказы — 5 лет
🧾 6. Документы по начислению взносов
Что хранить:
Решения собраний о размере взносов
Расчеты начислений и задолженностей
Сведения по лицевым счетам
Квитанции об оплате
Срок хранения: 👉 3–5 лет
🛑 7. Судебные документы
Что хранить:
Иски, решения судов, исполнительные листы
Переписка с юристами и приставами
Срок хранения: 👉 Не менее 3 лет после окончания дела 👉 Желательно — до 5 лет
🗂 8. Документы по проверкам и жалобам
Что хранить:
Акт проверок (ГЖИ, прокуратура, налоговая и др.)
Переписка с надзорными органами
Жалобы жильцов и ответы на них
Срок хранения: 👉 4 года после проверки 👉 Жалобы — до 3 лет, если не связано с судом
💻 9. Электронные документы
Что важно:
Хранить резервные копии
Обеспечить доступ только уполномоченным
Документы с ЭЦП приравниваются к бумажным
👉 Срок хранения — аналогичен бумажным версиям
📘 10. Журналы и внутренние документы
Что хранить:
Журнал регистрации входящих/исходящих
Учет заявок жильцов
Локальные акты: положения, графики, регламенты
Срок хранения: 👉 от 3 до 5 лет
✅ Как упростить учет Создайте реестр документов — электронную таблицу с полями:
Название документа
Дата
Срок хранения
Где хранится
Кто отвечает
Это сократит риски при смене председателя или проверке.
Грамотно организованный документооборот поможет избежать штрафов, упростить взаимодействие с надзорными органами и сохранить управляемость даже при смене руководства. Потратьте немного времени на систематизацию сейчас — это избавит от множества проблем в будущем.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg