Правильное хранение документов — важнейшая обязанность ТСЖ. От того, как системно выстроен документооборот, зависит не только прозрачность работы, но и безопасность председателя и правления от претензий, штрафов и проблем при проверках. В этой статье разберем, какие документы подлежат обязательному хранению и каковы сроки.
📁 1. Уставные документы
Что хранить:
Срок хранения:
👉 Постоянно
🗳 2. Протоколы общих собраний
Что хранить:
Срок хранения:
👉 Постоянно
💼 3. Финансовая отчетность и бухгалтерские документы
Что хранить:
Срок хранения:
👉 5 лет (по НК РФ — для проверок ФНС)
👉 Платежные документы — минимум 5 лет, желательно до 10
👨🔧 4. Договоры и акты с подрядчиками
Что хранить:
Срок хранения:
👉 3–5 лет после окончания действия договора
👉 По договорам, связанным с крупным ремонтом — 10 лет (для гарантий)
👩💼 5. Кадровые документы
Что хранить:
Срок хранения:
👉 Трудовые договоры — 50 или 75 лет
👉 Табели, приказы — 5 лет
🧾 6. Документы по начислению взносов
Что хранить:
Срок хранения:
👉 3–5 лет
🛑 7. Судебные документы
Что хранить:
Срок хранения:
👉 Не менее 3 лет после окончания дела
👉 Желательно — до 5 лет
🗂 8. Документы по проверкам и жалобам
Что хранить:
Срок хранения:
👉 4 года после проверки
👉 Жалобы — до 3 лет, если не связано с судом
💻 9. Электронные документы
Что важно:
👉 Срок хранения — аналогичен бумажным версиям
📘 10. Журналы и внутренние документы
Что хранить:
Срок хранения:
👉 от 3 до 5 лет
✅ Как упростить учет
Создайте реестр документов — электронную таблицу с полями:
Это сократит риски при смене председателя или проверке.
Грамотно организованный документооборот поможет избежать штрафов, упростить взаимодействие с надзорными органами и сохранить управляемость даже при смене руководства. Потратьте немного времени на систематизацию сейчас — это избавит от множества проблем в будущем.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg
📁 1. Уставные документы
Что хранить:
- Устав ТСЖ
- Свидетельство о регистрации
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Протоколы общего собрания о создании ТСЖ и избрании органов управления
Срок хранения:
👉 Постоянно
🗳 2. Протоколы общих собраний
Что хранить:
- Все протоколы решений собственников
- Реестры голосующих
- Бюллетени, если голосование было очно-заочным
Срок хранения:
👉 Постоянно
💼 3. Финансовая отчетность и бухгалтерские документы
Что хранить:
- Балансы
- Отчеты о движении денежных средств
- Книги учета доходов и расходов
- Первичные бухгалтерские документы (счета, акты, накладные и т.д.)
- Платежные документы и банковские выписки
Срок хранения:
👉 5 лет (по НК РФ — для проверок ФНС)
👉 Платежные документы — минимум 5 лет, желательно до 10
👨🔧 4. Договоры и акты с подрядчиками
Что хранить:
- Договоры с управляющей организацией, подрядчиками, бухгалтерией, расчетным центром
- Акты выполненных работ
- Переписка по договорам
Срок хранения:
👉 3–5 лет после окончания действия договора
👉 По договорам, связанным с крупным ремонтом — 10 лет (для гарантий)
👩💼 5. Кадровые документы
Что хранить:
- Трудовые договоры
- Приказы о приеме, увольнении, отпусках
- Табели учета рабочего времени
- Личная карточка работника
- Штатное расписание
Срок хранения:
👉 Трудовые договоры — 50 или 75 лет
👉 Табели, приказы — 5 лет
🧾 6. Документы по начислению взносов
Что хранить:
- Решения собраний о размере взносов
- Расчеты начислений и задолженностей
- Сведения по лицевым счетам
- Квитанции об оплате
Срок хранения:
👉 3–5 лет
🛑 7. Судебные документы
Что хранить:
- Иски, решения судов, исполнительные листы
- Переписка с юристами и приставами
Срок хранения:
👉 Не менее 3 лет после окончания дела
👉 Желательно — до 5 лет
🗂 8. Документы по проверкам и жалобам
Что хранить:
- Акт проверок (ГЖИ, прокуратура, налоговая и др.)
- Переписка с надзорными органами
- Жалобы жильцов и ответы на них
Срок хранения:
👉 4 года после проверки
👉 Жалобы — до 3 лет, если не связано с судом
💻 9. Электронные документы
Что важно:
- Хранить резервные копии
- Обеспечить доступ только уполномоченным
- Документы с ЭЦП приравниваются к бумажным
👉 Срок хранения — аналогичен бумажным версиям
📘 10. Журналы и внутренние документы
Что хранить:
- Журнал регистрации входящих/исходящих
- Учет заявок жильцов
- Локальные акты: положения, графики, регламенты
Срок хранения:
👉 от 3 до 5 лет
✅ Как упростить учет
Создайте реестр документов — электронную таблицу с полями:
- Название документа
- Дата
- Срок хранения
- Где хранится
- Кто отвечает
Это сократит риски при смене председателя или проверке.
Грамотно организованный документооборот поможет избежать штрафов, упростить взаимодействие с надзорными органами и сохранить управляемость даже при смене руководства. Потратьте немного времени на систематизацию сейчас — это избавит от множества проблем в будущем.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg
