Старый председатель ушёл вместе с бухгалтером и не оставил документов

Новый председатель ТСЖ вступил в должность и обнаружил, что дела передавать некому. Прежний председатель и бухгалтер ушли одновременно, не оставив ни устава, ни реестра членов, ни договоров с поставщиками, ни доступов к банку и ГИС ЖКХ. Через неделю жители начали звонить с вопросами по квитанциям, а ответить на них было нечем.

Сначала председатель пытался восстановить всё одновременно. В итоге составил порядок действий и начал с документов и доступов, а затем шаг за шагом восстанавливал реестр и учёт. На всё ушло несколько месяцев.

Если вы оказались в похожей ситуации, вот порядок действий

1. Проверьте документы об избрании председателя.

У вас должен быть документ, подтверждающий избрание в соответствии с уставом ТСЖ. Он понадобится при оформлении полномочий в банке, государственных системах и перед контрагентами.

2. Письменно зафиксируйте, какие документы и имущество вам не передали.

Составьте акт или иной документ с перечнем отсутствующего: устав, протоколы, печать, электронная подпись, ключи, договоры, бухгалтерия, реестры, доступы к банку, ГИС ЖКХ и налоговой. Если есть свидетели, попросите их подписать документ.

3. Направьте официальные запросы бывшему председателю и бухгалтеру, а также в банк, налоговую, ГЖИ и другим организациям, если у них могут находиться нужные вам документы или сведения. Копии запросов с подтверждением отправки сохраните. Если документы добровольно не передают, можно решать вопрос через письменную претензию и при необходимости через суд.

4. Восстановите основу работы ТСЖ.

В первую очередь нужны устав, сведения о членах ТСЖ, протоколы собраний, договоры с подрядчиками, банковские выписки, отчётность, данные по начислениям и долгам.

5. Переоформите доступы.

Как только полномочия подтверждены, оформите право подписи в банке. Если электронная подпись была оформлена на прежнего председателя, её нужно выпустить заново на нового руководителя. Проверьте и переоформите доступы к ГИС ЖКХ и другим электронным сервисам.

6. Проведите инвентаризацию.

Проверьте остатки на счетах, долги собственников и долги самого ТСЖ, действующие договоры, кто фактически оказывает услуги дому, есть ли суды, штрафы и предписания.

7. Уведомите собственников.

Коротко и спокойно сообщите, что вы приступили к обязанностям, идёт восстановление документов, а по важным вопросам будет отдельное сообщение.

Важно: не подписывайте задним числом документы, в которых не уверены. К восстановлению учёта и документов лучше сразу подключить юриста и бухгалтера, это сэкономит месяцы.

После этой ситуации стало очевидно: документы, пароли и электронные подписи ТСЖ должны храниться так, чтобы уход одного человека не останавливал работу дома.

А как у вас проходила передача дел? Получили всё сразу или пришлось восстанавливать?