Для любого ТСЖ наличие и правильное ведение организационно-правовых документов — это основа стабильной работы, правовой защищенности и доверия со стороны собственников. В этой статье разберёмся, какие документы относятся к этой категории, где и как их хранить, кто за них отвечает и кому они могут предоставляться.
Что входит в организационно-правовые документы
К этой категории относятся:
Эти документы подтверждают легитимность существования ТСЖ и правомерность его решений.
Где хранятся организационно-правовые документы
Все оригиналы должны храниться в офисе ТСЖ в отдельной папке или архиве. Документы должны быть:
Дополнительно рекомендуется:
Кто отвечает за хранение и ведение
Ответственность за сохранность и актуальность документов несёт председатель ТСЖ. В отдельных случаях, если есть назначенное лицо (например, юрист или офис-менеджер), ответственность может быть делегирована соответствующим приказом.
При смене председателя обязательно оформляется акт приёма-передачи дел и документов, который подписывается обеими сторонами. Это помогает избежать потери или подмены документов.
Регистрация изменений в уставе и ЕГРЮЛ
Если в устав вносятся изменения (например, меняется председатель, состав правления, юридический адрес), ТСЖ обязано:
Отсутствие актуальных данных в реестре может привести к проблемам в банках, при проверках или даже признанию решений нелегитимными.
Электронные копии и резервное хранение
Все ключевые документы рекомендуется отсканировать и сохранить:
Такой подход особенно важен в случае смены руководства или для быстрого доступа к документам при проверках.
Кому и когда предоставляются документы
Организационно-правовые документы могут быть запрошены:
Важно: предоставляются копии документов, оригиналы остаются в архиве ТСЖ.
Внутренние положения
Рекомендуется создать локальный акт или положение, в котором будет описан порядок:
Организованное хранение и контроль над организационно-правовыми документами — это защита интересов собственников, обеспечение прозрачности управления и залог устойчивой работы ТСЖ.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
Что входит в организационно-правовые документы
К этой категории относятся:
- Устав ТСЖ (действующая редакция);
- Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН);
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
- Актуальная выписка из ЕГРЮЛ;
- Протокол о создании ТСЖ;
- Протоколы общих собраний собственников (все, начиная с момента регистрации);
- Решения о выборе председателя, правления, ревизора, тарифах, капитальном ремонте, использовании средств и т.д.
Эти документы подтверждают легитимность существования ТСЖ и правомерность его решений.
Где хранятся организационно-правовые документы
Все оригиналы должны храниться в офисе ТСЖ в отдельной папке или архиве. Документы должны быть:
- Систематизированы (например, по годам или видам);
- Храниться в защищённом месте (желательно в сейфе или шкафу с ограниченным доступом);
- Дублироваться в электронном виде (отсканированные копии).
Дополнительно рекомендуется:
- Завести журнал регистрации входящих и исходящих документов;
- Нумеровать и подшивать протоколы общих собраний;
- Вести список обязательных документов с отметкой об их наличии.
Кто отвечает за хранение и ведение
Ответственность за сохранность и актуальность документов несёт председатель ТСЖ. В отдельных случаях, если есть назначенное лицо (например, юрист или офис-менеджер), ответственность может быть делегирована соответствующим приказом.
При смене председателя обязательно оформляется акт приёма-передачи дел и документов, который подписывается обеими сторонами. Это помогает избежать потери или подмены документов.
Регистрация изменений в уставе и ЕГРЮЛ
Если в устав вносятся изменения (например, меняется председатель, состав правления, юридический адрес), ТСЖ обязано:
- Подать документы в налоговую инспекцию (ФНС);
- Получить новую актуальную выписку из ЕГРЮЛ.
Отсутствие актуальных данных в реестре может привести к проблемам в банках, при проверках или даже признанию решений нелегитимными.
Электронные копии и резервное хранение
Все ключевые документы рекомендуется отсканировать и сохранить:
- На внешнем накопителе (флешке, жёстком диске);
- В облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск и др.);
- С доступом у председателя и членов правления.
Такой подход особенно важен в случае смены руководства или для быстрого доступа к документам при проверках.
Кому и когда предоставляются документы
Организационно-правовые документы могут быть запрошены:
- Банками (для открытия/обслуживания счёта);
- Государственными органами (ГЖИ, налоговая, прокуратура);
- Собственниками помещений (по письменному запросу);
- Аудиторами или ревизионной комиссией;
- Подрядными организациями (при заключении договоров).
Важно: предоставляются копии документов, оригиналы остаются в архиве ТСЖ.
Внутренние положения
Рекомендуется создать локальный акт или положение, в котором будет описан порядок:
- Хранения документов;
- Ответственных лиц;
- Процедуры передачи при смене руководства;
- Регулярного обновления и резервного копирования.
Организованное хранение и контроль над организационно-правовыми документами — это защита интересов собственников, обеспечение прозрачности управления и залог устойчивой работы ТСЖ.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
