Бухгалтерская документация - где хранится, кем контролируется, кому предоставляется
Бухгалтерская документация — один из ключевых элементов устойчивого и прозрачного управления ТСЖ. От того, насколько грамотно и системно ведется учет, зависит не только доверие собственников, но и правовая защищенность товарищества. В этой статье разберем, какие бухгалтерские документы должны быть в ТСЖ, где они хранятся, кто за них отвечает и в каких случаях предоставляются третьим лицам.
Какие документы относятся к бухгалтерской документации
Договоры:
с подрядными организациями;
с банками;
с поставщиками коммунальных и других услуг.
Первичная учетная документация:
акты выполненных работ;
счета и счета-фактуры;
товарные накладные, чеки;
платёжные поручения, квитанции;
банковские выписки.
Планирование и отчётность:
сметы доходов и расходов;
отчеты об исполнении сметы;
годовая бухгалтерская и налоговая отчетность;
документы по субсидиям и грантам (если есть).
Переписка и претензионная работа:
переписка по вопросам расчетов;
уведомления о задолженности;
документы для судебного взыскания долгов.
Где и как хранятся бухгалтерские документы
Все документы должны храниться в офисе ТСЖ:
В отдельных папках или папках-регистраторах, разнесённых по годам и видам.
В защищённом шкафу (желательно — с ограниченным доступом).
Электронные копии желательно создавать и хранить на внешнем накопителе или в облаке.
Важно:
Не допускается хранение документов дома у бухгалтера или председателя.
При аутсорсинге бухгалтерии необходимо дублировать копии в офисе ТСЖ.
Кто отвечает за бухгалтерскую документацию
Ответственным лицом является председатель ТСЖ, если иное не предусмотрено уставом или внутренними положениями.
При наличии бухгалтера (в штате или на аутсорсе) ответственность может быть передана по договору или приказу.
При смене бухгалтера/председателя составляется акт приёма-передачи документов.
Кому и когда предоставляются
Бухгалтерская документация может быть предоставлена:
Налоговой инспекции — при камеральных и выездных проверках;
ГЖИ, прокуратуре, МВД — при запросах;
Ревизионной комиссии или ревизору — для проверки;
Собственникам помещений — по письменному заявлению, в части, касающейся их прав;
Суду — при разбирательствах (например, по задолженности);
Банкам и подрядчикам — в рамках договорных отношений.
Оригиналы предоставляются только по акту или решению суда. В остальных случаях — копии.
Электронный документооборот
ТСЖ вправе использовать электронный документооборот (ЭДО) с подрядчиками, банками и госорганами, если есть КЭП (квалифицированная электронная подпись). Это:
Упрощает сдачу отчетности;
Повышает безопасность;
Обеспечивает быстрый доступ к архиву.
Персональные данные в бухгалтерии
Бухгалтерские документы часто содержат персональные данные собственников:
ФИО, адреса, банковские реквизиты;
Размер задолженности и платежи.
ТСЖ обязано соблюдать требования ФЗ-152 «О персональных данных»:
Иметь локальные акты об обработке данных;
Получать согласия собственников (особенно при рассылке);
Ограничивать доступ.
Что учесть при аутсорсинге
Если бухгалтерия передана внешней организации:
Заключается договор с чёткими обязанностями по ведению и хранению документов;
Хранятся копии всех ключевых документов в офисе ТСЖ;
По завершении сотрудничества — обязательный акт передачи оригиналов.