Бухгалтерская документация — один из ключевых элементов устойчивого и прозрачного управления ТСЖ. От того, насколько грамотно и системно ведется учет, зависит не только доверие собственников, но и правовая защищенность товарищества. В этой статье разберем, какие бухгалтерские документы должны быть в ТСЖ, где они хранятся, кто за них отвечает и в каких случаях предоставляются третьим лицам.
Какие документы относятся к бухгалтерской документации
Договоры:
Первичная учетная документация:
Планирование и отчётность:
Переписка и претензионная работа:
Где и как хранятся бухгалтерские документы
Все документы должны храниться в офисе ТСЖ:
Важно:
Кто отвечает за бухгалтерскую документацию
Кому и когда предоставляются
Бухгалтерская документация может быть предоставлена:
Оригиналы предоставляются только по акту или решению суда. В остальных случаях — копии.
Электронный документооборот
ТСЖ вправе использовать электронный документооборот (ЭДО) с подрядчиками, банками и госорганами, если есть КЭП (квалифицированная электронная подпись). Это:
Персональные данные в бухгалтерии
Бухгалтерские документы часто содержат персональные данные собственников:
ТСЖ обязано соблюдать требования ФЗ-152 «О персональных данных»:
Что учесть при аутсорсинге
Если бухгалтерия передана внешней организации:
Грамотно организованная бухгалтерская документация — это:
🔹 Соблюдайте порядок хранения;
🔹 Назначайте ответственных;
🔹 Ведите резервное копирование;
🔹 Соблюдайте закон о персональных данных.
Какие документы относятся к бухгалтерской документации
Договоры:
- с подрядными организациями;
- с банками;
- с поставщиками коммунальных и других услуг.
Первичная учетная документация:
- акты выполненных работ;
- счета и счета-фактуры;
- товарные накладные, чеки;
- платёжные поручения, квитанции;
- банковские выписки.
Планирование и отчётность:
- сметы доходов и расходов;
- отчеты об исполнении сметы;
- годовая бухгалтерская и налоговая отчетность;
- документы по субсидиям и грантам (если есть).
Переписка и претензионная работа:
- переписка по вопросам расчетов;
- уведомления о задолженности;
- документы для судебного взыскания долгов.
Где и как хранятся бухгалтерские документы
Все документы должны храниться в офисе ТСЖ:
- В отдельных папках или папках-регистраторах, разнесённых по годам и видам.
- В защищённом шкафу (желательно — с ограниченным доступом).
- Электронные копии желательно создавать и хранить на внешнем накопителе или в облаке.
Важно:
- Не допускается хранение документов дома у бухгалтера или председателя.
- При аутсорсинге бухгалтерии необходимо дублировать копии в офисе ТСЖ.
Кто отвечает за бухгалтерскую документацию
- Ответственным лицом является председатель ТСЖ, если иное не предусмотрено уставом или внутренними положениями.
- При наличии бухгалтера (в штате или на аутсорсе) ответственность может быть передана по договору или приказу.
- При смене бухгалтера/председателя составляется акт приёма-передачи документов.
Кому и когда предоставляются
Бухгалтерская документация может быть предоставлена:
- Налоговой инспекции — при камеральных и выездных проверках;
- ГЖИ, прокуратуре, МВД — при запросах;
- Ревизионной комиссии или ревизору — для проверки;
- Собственникам помещений — по письменному заявлению, в части, касающейся их прав;
- Суду — при разбирательствах (например, по задолженности);
- Банкам и подрядчикам — в рамках договорных отношений.
Оригиналы предоставляются только по акту или решению суда. В остальных случаях — копии.
Электронный документооборот
ТСЖ вправе использовать электронный документооборот (ЭДО) с подрядчиками, банками и госорганами, если есть КЭП (квалифицированная электронная подпись). Это:
- Упрощает сдачу отчетности;
- Повышает безопасность;
- Обеспечивает быстрый доступ к архиву.
Персональные данные в бухгалтерии
Бухгалтерские документы часто содержат персональные данные собственников:
- ФИО, адреса, банковские реквизиты;
- Размер задолженности и платежи.
ТСЖ обязано соблюдать требования ФЗ-152 «О персональных данных»:
- Иметь локальные акты об обработке данных;
- Получать согласия собственников (особенно при рассылке);
- Ограничивать доступ.
Что учесть при аутсорсинге
Если бухгалтерия передана внешней организации:
- Заключается договор с чёткими обязанностями по ведению и хранению документов;
- Хранятся копии всех ключевых документов в офисе ТСЖ;
- По завершении сотрудничества — обязательный акт передачи оригиналов.
Грамотно организованная бухгалтерская документация — это:
- Финансовая прозрачность;
- Защита от претензий и штрафов;
- Уверенность при проверках и в суде.
🔹 Соблюдайте порядок хранения;
🔹 Назначайте ответственных;
🔹 Ведите резервное копирование;
🔹 Соблюдайте закон о персональных данных.
Такой подход укрепляет доверие собственников и упрощает управление ТСЖ.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
