Блог

Бухгалтерская документация - где хранится, кем контролируется, кому предоставляется

Бухгалтерская документация — один из ключевых элементов устойчивого и прозрачного управления ТСЖ. От того, насколько грамотно и системно ведется учет, зависит не только доверие собственников, но и правовая защищенность товарищества. В этой статье разберем, какие бухгалтерские документы должны быть в ТСЖ, где они хранятся, кто за них отвечает и в каких случаях предоставляются третьим лицам.

Какие документы относятся к бухгалтерской документации

Договоры:
  • с подрядными организациями;
  • с банками;
  • с поставщиками коммунальных и других услуг.

Первичная учетная документация:
  • акты выполненных работ;
  • счета и счета-фактуры;
  • товарные накладные, чеки;
  • платёжные поручения, квитанции;
  • банковские выписки.

Планирование и отчётность:
  • сметы доходов и расходов;
  • отчеты об исполнении сметы;
  • годовая бухгалтерская и налоговая отчетность;
  • документы по субсидиям и грантам (если есть).

Переписка и претензионная работа:
  • переписка по вопросам расчетов;
  • уведомления о задолженности;
  • документы для судебного взыскания долгов.

Где и как хранятся бухгалтерские документы

Все документы должны храниться в офисе ТСЖ:
  • В отдельных папках или папках-регистраторах, разнесённых по годам и видам.
  • В защищённом шкафу (желательно — с ограниченным доступом).
  • Электронные копии желательно создавать и хранить на внешнем накопителе или в облаке.

Важно:
  • Не допускается хранение документов дома у бухгалтера или председателя.
  • При аутсорсинге бухгалтерии необходимо дублировать копии в офисе ТСЖ.

Кто отвечает за бухгалтерскую документацию
  • Ответственным лицом является председатель ТСЖ, если иное не предусмотрено уставом или внутренними положениями.
  • При наличии бухгалтера (в штате или на аутсорсе) ответственность может быть передана по договору или приказу.
  • При смене бухгалтера/председателя составляется акт приёма-передачи документов.

Кому и когда предоставляются

Бухгалтерская документация может быть предоставлена:
  • Налоговой инспекции — при камеральных и выездных проверках;
  • ГЖИ, прокуратуре, МВД — при запросах;
  • Ревизионной комиссии или ревизору — для проверки;
  • Собственникам помещений — по письменному заявлению, в части, касающейся их прав;
  • Суду — при разбирательствах (например, по задолженности);
  • Банкам и подрядчикам — в рамках договорных отношений.

Оригиналы предоставляются только по акту или решению суда. В остальных случаях — копии.

Электронный документооборот

ТСЖ вправе использовать электронный документооборот (ЭДО) с подрядчиками, банками и госорганами, если есть КЭП (квалифицированная электронная подпись). Это:

  • Упрощает сдачу отчетности;
  • Повышает безопасность;
  • Обеспечивает быстрый доступ к архиву.

Персональные данные в бухгалтерии

Бухгалтерские документы часто содержат персональные данные собственников:
  • ФИО, адреса, банковские реквизиты;
  • Размер задолженности и платежи.

ТСЖ обязано соблюдать требования ФЗ-152 «О персональных данных»:

  • Иметь локальные акты об обработке данных;
  • Получать согласия собственников (особенно при рассылке);
  • Ограничивать доступ.

Что учесть при аутсорсинге

Если бухгалтерия передана внешней организации:
  • Заключается договор с чёткими обязанностями по ведению и хранению документов;
  • Хранятся копии всех ключевых документов в офисе ТСЖ;
  • По завершении сотрудничества — обязательный акт передачи оригиналов.

Грамотно организованная бухгалтерская документация — это:
  • Финансовая прозрачность;
  • Защита от претензий и штрафов;
  • Уверенность при проверках и в суде.

🔹 Соблюдайте порядок хранения;
🔹 Назначайте ответственных;
🔹 Ведите резервное копирование;
🔹 Соблюдайте закон о персональных данных.
Такой подход укрепляет доверие собственников и упрощает управление ТСЖ.

Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.