В работе ТСЖ могут возникнуть ситуации, когда деньги были отправлены по ошибочным реквизитам или ИНН. Такая ошибка может привести к заморозке средств и задержке оплаты услуг. В этой статье разберем, как правильно действовать в таких ситуациях и что сделать, чтобы таких проблем не возникало в будущем.
Общий принцип: оплачиваем только по счету
Чтобы избежать проблем, оплата товаров, работ и услуг всегда должна производиться строго на основании выставленного счета от исполнителя. Даже если сумма ежемесячная и неизменная (например, по договору на обслуживание лифтов), каждый раз нужно дожидаться актуального счета. В нем могут измениться реквизиты, ИНН или расчетный счет.
Если оплата произведена по счету, ответственность за правильность реквизитов лежит на исполнителе.
Ситуация 1: Деньги ушли на другой счет действующего контрагента
Это часто происходит с крупными организациями (например, ресурсоснабжающими), у которых несколько расчетных счетов. Что делать:
Ситуация 2: Деньги ушли на несуществующий или ошибочный счет
Если счет не принадлежит получателю или содержит ошибку, то в большинстве случаев банк самостоятельно отклонит платеж и вернет деньги обратно.
Но если платеж уже прошел:
Ситуация 3: Переплата
Если, например, вы оплатили 10 000 рублей за три стула, а доставили только два (на 7 000 рублей), то образуется переплата. В этом случае:
Профилактика ошибок: как не допускать неверных оплат
Чтобы снизить риск ошибочных платежей:
1. Завести реестр контрагентов
Создайте внутренний список всех подрядчиков с актуальными реквизитами, копиями договоров и контактами. Это удобно при передаче дел и внутренней проверке.
2. Определить ответственного за оплату
Лучше, если платежи будут оформлять 1–2 закрепленных сотрудника — председатель или бухгалтер. Это снижает вероятность ошибок.
3. Ввести двойную проверку платежей
Перед оплатой — обязательная проверка выставленного счета и реквизитов двумя сотрудниками.
Оформление заявлений и шаблоны
Для ускорения реакции в случае ошибки:
Особенности работы с онлайн-магазинами
Если вы работаете с поставщиками через сайты (например, канцелярия, стройматериалы и т.д.):
Ошибочные оплаты — это не редкость, но правильный порядок действий и внутренняя дисциплина помогут избежать последствий.
Общий принцип: оплачиваем только по счету
Чтобы избежать проблем, оплата товаров, работ и услуг всегда должна производиться строго на основании выставленного счета от исполнителя. Даже если сумма ежемесячная и неизменная (например, по договору на обслуживание лифтов), каждый раз нужно дожидаться актуального счета. В нем могут измениться реквизиты, ИНН или расчетный счет.
Если оплата произведена по счету, ответственность за правильность реквизитов лежит на исполнителе.
Ситуация 1: Деньги ушли на другой счет действующего контрагента
Это часто происходит с крупными организациями (например, ресурсоснабжающими), у которых несколько расчетных счетов. Что делать:
- Подготовить официальное письмо (заявление) в адрес организации, куда ушли деньги.
- Указать в письме:
- сумму ошибочного платежа;
- дату платежа;
- назначение платежа;
- правильные реквизиты, на которые нужно перевести средства;
- просьбу о переносе денежных средств.
Ситуация 2: Деньги ушли на несуществующий или ошибочный счет
Если счет не принадлежит получателю или содержит ошибку, то в большинстве случаев банк самостоятельно отклонит платеж и вернет деньги обратно.
Но если платеж уже прошел:
- Сразу же направьте заявление в организацию, куда ошибочно отправили средства, с просьбой вернуть их.
- Приложите подтверждающие документы (платежка, счет, объяснение ситуации).
Ситуация 3: Переплата
Если, например, вы оплатили 10 000 рублей за три стула, а доставили только два (на 7 000 рублей), то образуется переплата. В этом случае:
- Направьте заявление о возврате излишне оплаченной суммы.
- Приложите товарную накладную или акт приема-передачи.
Профилактика ошибок: как не допускать неверных оплат
Чтобы снизить риск ошибочных платежей:
1. Завести реестр контрагентов
Создайте внутренний список всех подрядчиков с актуальными реквизитами, копиями договоров и контактами. Это удобно при передаче дел и внутренней проверке.
2. Определить ответственного за оплату
Лучше, если платежи будут оформлять 1–2 закрепленных сотрудника — председатель или бухгалтер. Это снижает вероятность ошибок.
3. Ввести двойную проверку платежей
Перед оплатой — обязательная проверка выставленного счета и реквизитов двумя сотрудниками.
Оформление заявлений и шаблоны
Для ускорения реакции в случае ошибки:
- Подготовьте шаблоны заявлений:
- на возврат ошибочного платежа;
- на перенос средств на другой счет;
- на возврат переплаты;
- Храните шаблоны и примеры в папке, доступной председателю и бухгалтеру.
Особенности работы с онлайн-магазинами
Если вы работаете с поставщиками через сайты (например, канцелярия, стройматериалы и т.д.):
- Проверяйте, есть ли у них реквизиты для юрлиц;
- Всегда сохраняйте все подтверждающие документы: электронные чеки, заказы, переписку;
- Оплачивайте только после получения счета.
Ошибочные оплаты — это не редкость, но правильный порядок действий и внутренняя дисциплина помогут избежать последствий.
Главное:
Эти простые меры помогут сохранить бюджет ТСЖ и избежать ненужной головной боли.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg
- платить строго по счету;
- не торопиться с платежами без документов;
- подготовить шаблоны заявлений на все возможные случаи.
Эти простые меры помогут сохранить бюджет ТСЖ и избежать ненужной головной боли.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg
