Как правильно совершать мелкие покупки через подотчет в ТСЖ
В практике работы ТСЖ нередко возникают ситуации, когда необходимо оперативно приобрести хозяйственные товары: инструменты, краску, веники, хозяйственные перчатки и т.д. Для этого существуют два основных способа, каждый из которых имеет свои особенности.
Вариант 1. Использование бизнес-карты
Это максимально прозрачный и удобный способ:
Оформляется бизнес-карта на имя председателя ТСЖ.
Карта привязана к расчетному счету ТСЖ.
Покупки совершаются не за личные средства, а напрямую с расчетного счета ТСЖ.
После покупки председатель предоставляет чек в бухгалтерию для закрытия расхода.
Плюсы:
Удобно и оперативно.
Нет необходимости компенсировать личные деньги.
Высокая прозрачность при проверках.
Рекомендуется:
Установить лимит по карте.
Прописать цели использования в локальном акте ТСЖ.
Определить ответственного за использование и отчетность по карте.
Вариант 2. Работа через подотчет
Председатель приобретает необходимые товары за собственные средства и затем:
Предоставляет чек в бухгалтерию;
Составляет авансовый отчет;
Получает компенсацию на основании документов.
Для этого необходимо:
Издать приказ о выдаче подотчетных средств (с указанием суммы, цели и срока);
Хранить все чеки и отчеты в специальной ведомости.
Плюсы:
Подходит для единичных покупок.
Не требует оформления карты.
Минусы:
Председатель тратит свои деньги и ждет компенсации.
При утере чека возможны сложности с возвратом.
Более высокий риск ошибок в отчетности.
Риски и безопасность
При использовании бизнес-карты необходимо:
Своевременно блокировать карту при смене председателя;
Не передавать карту третьим лицам;
Хранить документы по покупкам системно (например, по месяцам).
Наши рекомендации:
Мы рекомендуем использовать бизнес-карту как основной способ. Это:
Сокращает бумажную волокиту;
Исключает необходимость авансов и подотчетов;
Делает работу прозрачной и удобной как для председателя, так и для бухгалтерии и ревизоров.
Тем не менее, оба способа являются легальными и могут использоваться в зависимости от ситуации и внутренней организации работы ТСЖ.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg