В практике работы ТСЖ нередко возникают ситуации, когда необходимо оперативно приобрести хозяйственные товары: инструменты, краску, веники, хозяйственные перчатки и т.д. Для этого существуют два основных способа, каждый из которых имеет свои особенности.
Вариант 1. Использование бизнес-карты
Это максимально прозрачный и удобный способ:
Плюсы:
Рекомендуется:
Вариант 2. Работа через подотчет
Председатель приобретает необходимые товары за собственные средства и затем:
Для этого необходимо:
Плюсы:
Минусы:
Риски и безопасность
Наши рекомендации:
Мы рекомендуем использовать бизнес-карту как основной способ. Это:
Тем не менее, оба способа являются легальными и могут использоваться в зависимости от ситуации и внутренней организации работы ТСЖ.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg
Вариант 1. Использование бизнес-карты
Это максимально прозрачный и удобный способ:
- Оформляется бизнес-карта на имя председателя ТСЖ.
- Карта привязана к расчетному счету ТСЖ.
- Покупки совершаются не за личные средства, а напрямую с расчетного счета ТСЖ.
- После покупки председатель предоставляет чек в бухгалтерию для закрытия расхода.
Плюсы:
- Удобно и оперативно.
- Нет необходимости компенсировать личные деньги.
- Высокая прозрачность при проверках.
Рекомендуется:
- Установить лимит по карте.
- Прописать цели использования в локальном акте ТСЖ.
- Определить ответственного за использование и отчетность по карте.
Вариант 2. Работа через подотчет
Председатель приобретает необходимые товары за собственные средства и затем:
- Предоставляет чек в бухгалтерию;
- Составляет авансовый отчет;
- Получает компенсацию на основании документов.
Для этого необходимо:
- Издать приказ о выдаче подотчетных средств (с указанием суммы, цели и срока);
- Хранить все чеки и отчеты в специальной ведомости.
Плюсы:
- Подходит для единичных покупок.
- Не требует оформления карты.
Минусы:
- Председатель тратит свои деньги и ждет компенсации.
- При утере чека возможны сложности с возвратом.
- Более высокий риск ошибок в отчетности.
Риски и безопасность
- При использовании бизнес-карты необходимо:
- Своевременно блокировать карту при смене председателя;
- Не передавать карту третьим лицам;
- Хранить документы по покупкам системно (например, по месяцам).
Наши рекомендации:
Мы рекомендуем использовать бизнес-карту как основной способ. Это:
- Сокращает бумажную волокиту;
- Исключает необходимость авансов и подотчетов;
- Делает работу прозрачной и удобной как для председателя, так и для бухгалтерии и ревизоров.
Тем не менее, оба способа являются легальными и могут использоваться в зависимости от ситуации и внутренней организации работы ТСЖ.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg
