Техническая документация - где хранится, кем контролируется, кому предоставляется
Техническая документация — основа безопасной и стабильной эксплуатации многоквартирного дома. Она подтверждает техническое состояние зданий и оборудования, а также правомерность их эксплуатации. Для ТСЖ наличие и актуальность таких документов критично — как с точки зрения закона, так и в интересах самих жильцов.
Что входит в техническую документацию:
Технический паспорт дома;
Проектная и исполнительная документация (если есть);
Акты ввода в эксплуатацию инженерных систем;
Паспорта и свидетельства о допуске к эксплуатации оборудования (лифты, ИТП, насосы, вентиляция и пр.);
Документы на приборы учёта (общедомовые и индивидуальные);
Документы по капитальному ремонту или реконструкции (проектно-сметная документация, акты скрытых работ, журналы производства и приёмки, паспорта новых элементов);
Переписка с надзорными органами (ГЖИ, МЧС, Ростехнадзор и т.д.);
Регистрация и документация по ОПО (если есть газовое оборудование, лифты и пр.).
Где и как хранятся технические документы
В офисе ТСЖ;
В отдельных папках по тематикам (например: «лифты», «отопление», «счётчики»);
В шкафу с ограниченным доступом или сейфе;
В электронном архиве (скан-копии на внешнем носителе и/или в облачном хранилище).
Для удобства рекомендуется вести реестр технической документации, где указано:
Название документа;
Место хранения оригинала и копии;
Ответственное лицо;
Срок действия или актуальности (если применимо).
Кто отвечает за хранение и контроль
Председатель ТСЖ — несёт общую ответственность;
Уполномоченное лицо — может быть назначено приказом (например, технический специалист, офис-менеджер);
При смене руководства — оформляется акт приёма-передачи, в том числе с перечнем технической документации.
Кому предоставляются технические документы:
Государственным органам (ГЖИ, МЧС, Ростехнадзор и др.) при проверках;
Собственникам помещений — по запросу, в виде копий;
Аудиторам, членам ревизионной комиссии;
Проектным и подрядным организациям — при планировании работ;
Судам, прокуратуре — в случае разбирательств.
Важно: оригиналы остаются в ТСЖ, предоставляются только заверенные копии или просмотр под расписку.
Последствия отсутствия или утери документации
Штрафы от надзорных органов;
Проблемы с ремонтом, реконструкцией и согласованиями;
Повышенные риски аварий и отказа оборудования;
Потеря доверия со стороны собственников;
Юридическая уязвимость при спорах.
Как проверить комплектность технической документации
Проведите аудит:
Есть ли технический паспорт и план дома?
Есть ли паспорта на ключевые системы (лифты, ИТП, насосы)?
Ведутся ли журналы технического обслуживания?
Есть ли документы на последние ремонты или реконструкции?
Аудит может быть проведён правлением, ревизионной комиссией или привлечённым специалистом.
Резервное хранение — цифровой архив
Все важные документы отсканируйте;
Храните на флешке, внешнем диске или в облаке (Google Drive, Яндекс.Диск и т.д.);
Доступ должен быть не только у председателя, но и у членов правления.
Внутренний регламент
Создайте локальный акт или положение о хранении технической документации. В нём стоит прописать:
Кто отвечает за ведение и обновление;
Где и как хранятся документы;
Как осуществляется передача при смене руководства;
Периодичность ревизий и копирования.
Техническая документация — это основа безопасности, законности и управляемости дома. Не откладывайте на потом её систематизацию и резервное хранение. Это защитит ТСЖ в любой ситуации.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.