Техническая документация — основа безопасной и стабильной эксплуатации многоквартирного дома. Она подтверждает техническое состояние зданий и оборудования, а также правомерность их эксплуатации. Для ТСЖ наличие и актуальность таких документов критично — как с точки зрения закона, так и в интересах самих жильцов.
Что входит в техническую документацию:
Где и как хранятся технические документы
Для удобства рекомендуется вести реестр технической документации, где указано:
Кто отвечает за хранение и контроль
Кому предоставляются технические документы:
Важно: оригиналы остаются в ТСЖ, предоставляются только заверенные копии или просмотр под расписку.
Последствия отсутствия или утери документации
Как проверить комплектность технической документации
Проведите аудит:
Аудит может быть проведён правлением, ревизионной комиссией или привлечённым специалистом.
Резервное хранение — цифровой архив
Внутренний регламент
Создайте локальный акт или положение о хранении технической документации. В нём стоит прописать:
Техническая документация — это основа безопасности, законности и управляемости дома. Не откладывайте на потом её систематизацию и резервное хранение. Это защитит ТСЖ в любой ситуации.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
Что входит в техническую документацию:
- Технический паспорт дома;
- Проектная и исполнительная документация (если есть);
- Акты ввода в эксплуатацию инженерных систем;
- Паспорта и свидетельства о допуске к эксплуатации оборудования (лифты, ИТП, насосы, вентиляция и пр.);
- Документы на приборы учёта (общедомовые и индивидуальные);
- Акты обследований, дефектные ведомости, экспертные заключения;
- Документы по капитальному ремонту или реконструкции (проектно-сметная документация, акты скрытых работ, журналы производства и приёмки, паспорта новых элементов);
- Переписка с надзорными органами (ГЖИ, МЧС, Ростехнадзор и т.д.);
- Регистрация и документация по ОПО (если есть газовое оборудование, лифты и пр.).
Где и как хранятся технические документы
- В офисе ТСЖ;
- В отдельных папках по тематикам (например: «лифты», «отопление», «счётчики»);
- В шкафу с ограниченным доступом или сейфе;
- В электронном архиве (скан-копии на внешнем носителе и/или в облачном хранилище).
Для удобства рекомендуется вести реестр технической документации, где указано:
- Название документа;
- Место хранения оригинала и копии;
- Ответственное лицо;
- Срок действия или актуальности (если применимо).
Кто отвечает за хранение и контроль
- Председатель ТСЖ — несёт общую ответственность;
- Уполномоченное лицо — может быть назначено приказом (например, технический специалист, офис-менеджер);
- При смене руководства — оформляется акт приёма-передачи, в том числе с перечнем технической документации.
Кому предоставляются технические документы:
- Государственным органам (ГЖИ, МЧС, Ростехнадзор и др.) при проверках;
- Собственникам помещений — по запросу, в виде копий;
- Аудиторам, членам ревизионной комиссии;
- Проектным и подрядным организациям — при планировании работ;
- Судам, прокуратуре — в случае разбирательств.
Важно: оригиналы остаются в ТСЖ, предоставляются только заверенные копии или просмотр под расписку.
Последствия отсутствия или утери документации
- Штрафы от надзорных органов;
- Проблемы с ремонтом, реконструкцией и согласованиями;
- Повышенные риски аварий и отказа оборудования;
- Потеря доверия со стороны собственников;
- Юридическая уязвимость при спорах.
Как проверить комплектность технической документации
Проведите аудит:
- Есть ли технический паспорт и план дома?
- Есть ли паспорта на ключевые системы (лифты, ИТП, насосы)?
- Ведутся ли журналы технического обслуживания?
- Есть ли документы на последние ремонты или реконструкции?
Аудит может быть проведён правлением, ревизионной комиссией или привлечённым специалистом.
Резервное хранение — цифровой архив
- Все важные документы отсканируйте;
- Храните на флешке, внешнем диске или в облаке (Google Drive, Яндекс.Диск и т.д.);
- Доступ должен быть не только у председателя, но и у членов правления.
Внутренний регламент
Создайте локальный акт или положение о хранении технической документации. В нём стоит прописать:
- Кто отвечает за ведение и обновление;
- Где и как хранятся документы;
- Как осуществляется передача при смене руководства;
- Периодичность ревизий и копирования.
Техническая документация — это основа безопасности, законности и управляемости дома. Не откладывайте на потом её систематизацию и резервное хранение. Это защитит ТСЖ в любой ситуации.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
