Блог

Техническая документация - где хранится, кем контролируется, кому предоставляется

Техническая документация — основа безопасной и стабильной эксплуатации многоквартирного дома. Она подтверждает техническое состояние зданий и оборудования, а также правомерность их эксплуатации. Для ТСЖ наличие и актуальность таких документов критично — как с точки зрения закона, так и в интересах самих жильцов.

Что входит в техническую документацию:

  • Технический паспорт дома;
  • Проектная и исполнительная документация (если есть);
  • Акты ввода в эксплуатацию инженерных систем;
  • Паспорта и свидетельства о допуске к эксплуатации оборудования (лифты, ИТП, насосы, вентиляция и пр.);
  • Документы на приборы учёта (общедомовые и индивидуальные);
  • Акты обследований, дефектные ведомости, экспертные заключения;
  • Документы по капитальному ремонту или реконструкции (проектно-сметная документация, акты скрытых работ, журналы производства и приёмки, паспорта новых элементов);
  • Переписка с надзорными органами (ГЖИ, МЧС, Ростехнадзор и т.д.);
  • Регистрация и документация по ОПО (если есть газовое оборудование, лифты и пр.).

Где и как хранятся технические документы

  • В офисе ТСЖ;
  • В отдельных папках по тематикам (например: «лифты», «отопление», «счётчики»);
  • В шкафу с ограниченным доступом или сейфе;
  • В электронном архиве (скан-копии на внешнем носителе и/или в облачном хранилище).

Для удобства рекомендуется вести реестр технической документации, где указано:

  • Название документа;
  • Место хранения оригинала и копии;
  • Ответственное лицо;
  • Срок действия или актуальности (если применимо).

Кто отвечает за хранение и контроль

  • Председатель ТСЖ — несёт общую ответственность;
  • Уполномоченное лицо — может быть назначено приказом (например, технический специалист, офис-менеджер);
  • При смене руководства — оформляется акт приёма-передачи, в том числе с перечнем технической документации.

Кому предоставляются технические документы:

  • Государственным органам (ГЖИ, МЧС, Ростехнадзор и др.) при проверках;
  • Собственникам помещений — по запросу, в виде копий;
  • Аудиторам, членам ревизионной комиссии;
  • Проектным и подрядным организациям — при планировании работ;
  • Судам, прокуратуре — в случае разбирательств.

Важно: оригиналы остаются в ТСЖ, предоставляются только заверенные копии или просмотр под расписку.

Последствия отсутствия или утери документации

  • Штрафы от надзорных органов;
  • Проблемы с ремонтом, реконструкцией и согласованиями;
  • Повышенные риски аварий и отказа оборудования;
  • Потеря доверия со стороны собственников;
  • Юридическая уязвимость при спорах.

Как проверить комплектность технической документации

Проведите аудит:

  • Есть ли технический паспорт и план дома?
  • Есть ли паспорта на ключевые системы (лифты, ИТП, насосы)?
  • Ведутся ли журналы технического обслуживания?
  • Есть ли документы на последние ремонты или реконструкции?

Аудит может быть проведён правлением, ревизионной комиссией или привлечённым специалистом.

Резервное хранение — цифровой архив

  • Все важные документы отсканируйте;
  • Храните на флешке, внешнем диске или в облаке (Google Drive, Яндекс.Диск и т.д.);
  • Доступ должен быть не только у председателя, но и у членов правления.

Внутренний регламент

Создайте локальный акт или положение о хранении технической документации. В нём стоит прописать:

  • Кто отвечает за ведение и обновление;
  • Где и как хранятся документы;
  • Как осуществляется передача при смене руководства;
  • Периодичность ревизий и копирования.

Техническая документация — это основа безопасности, законности и управляемости дома. Не откладывайте на потом её систематизацию и резервное хранение. Это защитит ТСЖ в любой ситуации.

Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.