Для эффективной и законной работы ТСЖ, особенно если в штате есть наемные сотрудники, крайне важно вести полную и корректную кадровую документацию. В этой статье разберем, какие документы входят в кадровый архив ТСЖ, кто отвечает за их ведение и где они должны храниться.
Какие документы относятся к кадровым:
Где хранить кадровые документы
Документы хранятся в офисе ТСЖ:
Дополнительно:
Кто отвечает за кадровую документацию
Кому предоставляются документы
Важно: документы с персональными данными не передаются третьим лицам без письменного согласия.
Автоматизация
Рекомендуется использовать кадровые программы (1С:ЗУП, БухСофт, онлайн-сервисы) – это снижает ошибки и упрощает отчетность.
Правильное ведение кадровой документации — это не только требование закона, но и защита интересов ТСЖ как работодателя. Это поможет избежать штрафов, конфликтов с работниками и обеспечит прозрачность управления персоналом.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
Какие документы относятся к кадровым:
- Штатное расписание – определяет структуру и численность сотрудников, их должности и оклады.
- Трудовые договоры с работниками.
- Личные дела сотрудников (анкеты, копии паспортов, ИНН, СНИЛС, документы об образовании).
- Приказы о приеме, переводе, увольнении.
- Табели учета рабочего времени.
- Графики отпусков (обязательны и должны составляться ежегодно).
- Журнал регистрации трудовых договоров – фиксирует информацию по каждому заключенному договору.
- Личные карточки работников (форма Т-2).
- Документы по охране труда:
- Инструктажи по ТБ;
- Журналы инструктажей;
- Приказы о назначении ответственных лиц;
- Программы обучения и медосмотры.
- Сведения о воинском учете – для работников, состоящих на учете.
Где хранить кадровые документы
Документы хранятся в офисе ТСЖ:
- В отдельных папках по каждому сотруднику (в личном деле);
- В архивных папках по видам документов (например, приказы – отдельно, табели – отдельно);
- В сейфе или шкафу с ограниченным доступом (т.к. документы содержат персональные данные).
Дополнительно:
- Храните резервные копии в электронном виде (при необходимости шифруйте);
- Документы уволенных сотрудников хранятся не менее 50 лет;
- Желательно вести журнал движения личных дел.
Кто отвечает за кадровую документацию
- Председатель ТСЖ несёт общую ответственность;
- Если в штате есть кадровик или бухгалтер – за документооборот отвечает он (по приказу);
- При смене председателя или ответственного лица оформляется акт приёма-передачи дел.
Кому предоставляются документы
- Государственные органы – при проверках (ГИТ, прокуратура, налоговая, ПФР, ФСС);
- Сотрудникам – копии документов по их запросу (например, справки, копии приказов);
- Аудиторам или ревизионной комиссии ТСЖ – при внутренней проверке.
Важно: документы с персональными данными не передаются третьим лицам без письменного согласия.
Автоматизация
Рекомендуется использовать кадровые программы (1С:ЗУП, БухСофт, онлайн-сервисы) – это снижает ошибки и упрощает отчетность.
Правильное ведение кадровой документации — это не только требование закона, но и защита интересов ТСЖ как работодателя. Это поможет избежать штрафов, конфликтов с работниками и обеспечит прозрачность управления персоналом.
Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.
