Какие документы должны быть у ТСЖ?

Для эффективного управления и правовой защищённости ТСЖ необходимо вести полный комплект документов. В этой статье собрали основные группы документов, которые должны быть у любого ТСЖ — как действующего, так и только что созданного. Это будет основой порядка и уверенности в любой ситуации — от внутреннего аудита до проверок.

1. Организационно-правовые документы

Это основа существования ТСЖ как юридического лица. К ним относятся:

Устав ТСЖ (действующая редакция);
Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН);
Свидетельство о постановке на налоговый учёт (ИНН);
Актуальная выписка из ЕГРЮЛ (можно заказать онлайн);
Все протоколы общих собраний с момента создания ТСЖ, включая:
Протокол о создании ТСЖ;
Протоколы о выборе председателя, правления, ревизора;
Решения о тарифах, капитальном ремонте, использовании средств и т.д.

Эти документы подтверждают легитимность решений ТСЖ и используются при взаимодействии с банками, госорганами и собственниками.

2. Бухгалтерская документация

Это документы, отражающие финансовую деятельность ТСЖ:

Договора с подрядчиками, банками, поставщиками услуг;
Акты выполненных работ;
Счета, счета-фактуры, чеки, накладные;
Платёжные поручения, выписки из банка;
Сметы доходов и расходов;
Отчёты об исполнении сметы;
Годовая бухгалтерская и налоговая отчётность;
Переписка по вопросам расчётов и претензий;
Документы, подтверждающие поступления и расходы по субсидиям (если есть).

3. Техническая документация

Эта группа документов связана с домом как объектом недвижимости:

Технический паспорт дома;
Проектная документация (если есть);
Акты ввода в эксплуатацию инженерных систем;
Документы на лифты (паспорт, свидетельства о допуске к эксплуатации);
Документы на счётчики, ИТП, насосы и прочее оборудование;
Акты обследований, дефектные ведомости, заключения экспертов;
Переписка с органами ГЖИ, МЧС, Ростехнадзора и т.д.

4. Кадровая документация (если есть сотрудники)

Если в ТСЖ работают наёмные сотрудники:

Штатное расписание;
Трудовые договоры и личные дела;
Приказы о приёме, переводе, увольнении;
Табели учёта рабочего времени;
Личные карточки работников;
Документы по охране труда и технике безопасности.

5. Документы по членству в ТСЖ

Реестр членов ТСЖ;
Заявления о вступлении и выходе из ТСЖ;
Решения о приёме в члены ТСЖ;
Переписка с собственниками о статусе членства;
Уведомления и разъяснения о правах и обязанностях.

6. Переписка и обращения

Входящие обращения от собственников (жалобы, предложения);
Ответы ТСЖ;
Переписка с подрядчиками, банками, администрацией, надзорными органами;
Копии жалоб в госорганы и ответы на них.

7. Внутренние локальные акты

Многие ТСЖ создают документы, которые регулируют внутренние процессы:

Положение о порядке оплаты и предоставления услуг;
Регламент проведения общих собраний;
Положение о размещении средств (например, на депозитах);
Внутренние регламенты (например, по обработке обращений);
Положение о взаимодействии с должниками и начислении пени.

Эта структура — основа правопорядка в ТСЖ. Если вы только создаете ТСЖ — эта статья поможет начать работать правильно. Если уже управляете — проверьте, все ли документы у вас на месте.

Присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу, чтобы получать больше полезных материалов: 👉 https://t.me/academy_tsg.